A l’image d’un chef d’orchestre, un Order Management System, aussi appelé “Système de gestion de commandes” en français, centralise l’ensemble des informations relatives à vos commandes et à l’état de vos stocks, et ce, sur l’ensemble de vos sources de vente.

Qu’est ce qu’un Order Management System ?

L’Order Management System un outil intelligent permettant d’optimiser le pilotage des stocks et des commandes sur l’ensemble des canaux de vente (CMS, Marketplaces, Ventes privées) répondant ainsi à des objectifs d’efficacité logistique, d’optimisation d’exécution des commandes e-commerce, mais surtout d’amélioration de l’expérience client.

Concrètement, il se positionne entre les systèmes dits “front-office” de prise de commande en ligne et les systèmes dits de “back-office” d’exécution (comme le WMS et le TMS)

Comment fonctionne un Order Management System ?

L’OMS joue un rôle décisif tout au long de la supply chain :

La centralisation et/ou l’aiguillage des commandes on et offlines au sein d’une interface unifiée

L’Order Management System regroupe dans une seule base de données toutes les commandes et fournit une vue en temps réel des données d’achat des clients sur tous les canaux. Il suffit donc de connecter le système à vos marketplaces, ventes privées et CMS pour qu’il centralise automatiquement toutes les commandes passées et sorte une liste unique de commandes à préparer et expédier, évitant ainsi de relever indépendamment sur chaque canal de vente les commandes à préparer. Un vrai gain de temps!

L’aiguillage intelligent de commandes

Au-delà de centraliser les commandes, un Order Management System vous permet aussi de dispatcher vos commandes vers des entrepôts stratégiques grâce à un moteur de règles. Ce peut être vis-à-vis de sa proximité avec le consommateur, pour lui proposer une livraison ultra rapide. Cela permet d’offrir au client le meilleur scénario logistique ! Par exemple, l’un des produits est disponible dans un magasin proche du domicile du client, les autres doivent être acheminés depuis un entrepôt.

Grâce à l’OMS, le client peut choisir : attendre d’aller chercher l’ensemble de sa commande d’un coup en Click and Collect ou en livraison à domicile, ou aller chercher le premier article en magasin dès le lendemain (ou se le faire livrer), puis recevoir chez lui le reste de sa commande plus tard.

Mais pour qui est fait un order management system ?

La consolidation des stocks physiques

L’OMS e-commerce permet de consolider un ensemble des stocks physiques, de les virtualiser et de les partager au sein d’un réseau de distribution et d’un système d’information selon la stratégie mise en place et les règles métier. Ainsi, vous pouvez avoir une vue centralisée de vos stocks au sein de vos différents entrepôts, ceux de vos logisticiens partenaires et de vos magasins en temps réel. Enfin, c’est la garantie de faire remonter automatiquement les stocks en temps réel sur toutes les plateformes de vente et ainsi éviter de vendre des produits hors stock.

L’envoi automatique et en temps réel de notifications de suivi

L’acte d’achat est motivé par un certain nombre de facteurs. Parmi eux, de façon évidente, le prix et les délais de livraison. Mais certains autres critères prennent de plus en plus d’importance, comme la praticité des modalités de retour mais aussi le suivi de commande. En effet, les notifications de suivi représentent une part importante de l’expérience client. C’est pourquoi il est extrêmement important de communiquer en temps réel avec le consommateur final. Pour ce faire, l’Order Management System, vous permet de notifier automatiquement et en temps réel le consommateur de l’avancée de sa commande à chaque étape de son traitement :

Depuis la récupération
Jusqu’à l’expédition,
En passant par la préparation,

Pour l’expédition, l’OMS e-commence envoie le choix de scénario de livraison retenu, et en particulier le transporteur sélectionné au système de gestion du transport (TMS). Il affiche ensuite les données du client, de la commande et le mode de livraison souhaité par ce dernier. Le suivi de la commande est enfin mis à jour dans le système de gestion des commandes jusqu’à la livraison finale et ce en temps réel.

La gestion des retours

Le retour produit est aujourd’hui largement démocratisé. Le consommateur, lorsque sa commande ne convient pas ou ne répond pas à ses attentes, souhaite en effet renvoyer son colis et être remboursé dans les meilleurs délais. Pour ne pas perdre de temps, les professionnels du e-commerce doivent donc s’équiper d’outils capables de faciliter cette gestion des retours : c’est le rôle de l’Order Management System ! Il vous permet notamment de :

notifier la raison du retour en champs libre (mauvaise taille, produit, cassé ou en mauvais état, colis détérioré, etc.)
notifier une référence de retour en menu déroulant (pour une statistique unifiée)
notifier qui a effectué ce retour (le client ou le transporteur en cas de non délivré)

Lorsque vous notifiez un retour de cette façon, cela informe le service logistique qu’un colis va arriver dans l’entrepôt. Lorsqu’un colis revient à votre entrepôt, le service logistique n’a qu’à renseigner le n° de commande dans Shippingbo pour retrouver la notification du retour. Alors, vous choisirez de remettre le produit en stock selon l’état du produit ou bien de le faire réparer s’il est endommagé. En moins d’une minute vous avez géré le retour d’un colis et votre stock est mis à jour immédiatement.*

Conclusion

Vous avez été convaincu et êtes à la recherche d’un OMS ? L’étape n°1 consiste à rédiger un cahier des charges ! Cela permet de clarifier votre besoin. Pour cela, nous avons conçu un livre blanc qui vous donnera les 5 étapes pour réussir votre cahier des charges. N’hésitez pas à nous contacter pour aller plus loin.

Découvrez également : comment améliorer votre chaîne d’approvisionnement avec la connexion entre ERP et OMS.

Le rôle et l’action de l’OMS e-commerce