Comment optimiser sa préparation de commandes ?

La préparation de commande (et donc le choix des processus logistiques) est le point clé de la réussite logistique : c’est le résultat de la performance du e-commerçant qui va être visible par le client final. Mal gérée, la logistique peut être une source d’insatisfaction pour la clientèle. Elle est un élément stratégique pour toute société exerçant dans le secteur du e-commerce. Gérer la commande du client peut prendre du délai si le produit n’est pas disponible en stock ou mal localisée dans l’entrepôt. La commande peut être incomplète ou il peut y avoir une inversion de produit (erreur de préparation de commande). Le colis peut arriver endommagé si l’emballage est inadéquat, … etc. Améliorer sa logistique dans le but doptimiser sa préparation de commandes est donc une nécessité pour tous les e-commerçants. Alors comment faire de la préparation de commande une expérience client positive ? Une solution de préparation de commande performante telle que Shippingbo vous permettra d’optimiser vos process, mais il est également indispensable de mettre en œuvre les bonnes pratiques que nous allons voir dans cet article.

Tout d’abord, il est bon de préciser que les paramètres à prendre en compte sont différents d’une entreprise à l’autre. Aussi il faut prendre en considération différents critères pour déterminer l’organisation optimale : chaque entreprise a sa propre organisation, ses propres produits, des clients différents, un profil de commande différent, etc. C’est pourquoi nous vous proposons ici une série de pratiques adaptables à votre entreprise qui vont vous aider à optimiser votre chaîne logistique dans la gestion des préparations de commande et donc votre satisfaction client. Pour obtenir une efficacité dans le processus de préparation de commandes (en termes de coûts, délais et qualité), il est possible d’intervenir sur différents axes.

1- Réduire la longueur des trajets

Plus l’organisation de l’entrepôt est optimisée en amont et moins les distances à parcourir seront importantes pour les préparateurs de commande. Il sera donc possible de confier plus de commandes à préparer au même préparateur ou réduire la masse salariale.

Il est possible d’opter pour une classification et un rangement des références du type ABC. La méthode de Pareto (ou méthode ABC) consiste à analyser les ventes sur une période donnée pour classer les produits en trois catégories : A (produits à forte rotation = très vendus), B (produits à moyenne rotation) et C (produits à faible rotation = très peu vendus). Les références les plus commandées en volume sont situées aux endroits les plus accessibles pour les préparateurs de commandes ainsi les déplacements sont optimisés.

Méthode ABC - Pareto - logistique
Source : ShippingBo

Afin de limiter le nombre de pas réalisés dans une journée par les préparateurs de commandes, il faut optimiser les déplacements avec un système de préparation de commandes adapté. En respectant des circuits de préparation qui n’obligent pas le préparateur à passer plusieurs fois au même endroit (ordre de prélèvement optimisé) il est possible de limiter les distances parcourues.

2- La ramasse globale

Le principe de la ramasse globale est un processus logistique qui consiste à générer un seul déplacement dans le stock pour prélever les produits nécessaires à préparer un ensemble de commandes. La ramasse globale permet de limiter les déplacements dans l’entrepôt et donc va permettre d’augmenter la productivité. Plus la surface de l’entrepôt est importante et plus le principe de ramasse globale est pertinent et va permettre de gagner du temps et de diminuer la pénibilité des tâches.

Pour appréhender le gain de temps et de productivité de la mise en place d’une ramasse globale certains logisticiens font des relevés des distances parcourues par leurs préparateurs dans une journée (les applications smartphones permettent de mesurer le nombre de pas ou la distance en km). Les résultats sont parfois surprenants ! Sur une journée de 7h un préparateur de commande peut parcourir la distance équivalente d’un semi-marathon !

Mauvais déplacement préparateur de commandes dans entrepôt
Source : ShippingBo

Ce qu’il ne faut pas faire

Déplacement préparateur de commandes dans entrepôt
Source : ShippingBo

Ce qu’il faut faire

En bref, c’est une forme optimisée du point 1. Cependant, là où la méthode ABC ne nécessite qu’un aménagement de l’entrepôt, la ramasse globale nécessite de s’équiper s’équiper d’un WMS (Warehouse Management System) qui permette de gérer des emplacements de stockage identifiés, des parcours de prélèvements ou picking optimisés et de générer des sessions ou vagues de préparations de commandes (ensemble homogène de plusieurs commandes). Ces fonctionnalités sont pour la plupart du temps standards dans les WMS.

Les WMS proposent d’éditer un bon de préparation ou de prélèvement avec la liste des emplacements dans l’ordre du parcours de prélèvement OU proposent d’effectuer la ramasse globale avec un PDA.

L’utilisation du PDA pour effectuer la ramasse globale présente plusieurs avantages. Tout d’abord cela permet de ne pas éditer des montagnes de papier et dans certains cas d’en perdre une partie. Ensuite le PDA permet de sécuriser les prélèvements : si le produit scanné n’est pas le bon, le PDA va émettre une alerte visuelle et sonore. Il n’y a donc plus d’erreur de prélèvement. Le dernier avantage de l’utilisation du PDA est que l’on peut affecter des préparations ou des ramasses à un utilisateur et donc suivre l’activité de ses préparateurs (calcul de productivité par exemple).

Le processus logistique de ramassage des produits peut s’effectuer dans tout type de contenants mobiles : caddies, chariots, … etc. Tout dépend de la morphologie des produits et des quantités de produits à prélever pour une session ou vague de préparation.

3- Limiter les risques d'avaries

Quoi de plus énervant pour un client que de recevoir sa commande endommagée ou spoliée par un produit lourd, liquide ou toxique ?

Pour éviter cela il est important de mettre en place des chemins de préparation de commandes qui respectent la nature des produits (ne pas préparer en même temps des articles toxiques avec de l’alimentaire par exemple) et organiser le prélèvement des articles dans un ordre qui respecte le poids et la densité des articles (au cours de la préparation, placer les articles les plus denses en dessous des articles fragiles).

Carton endommagé

Le calage des produits à l’intérieur des colis permet d’éviter l’écrasement de ces derniers lors des multiples manipulations pendant leur transport et leur livraison.

De la même manière, le choix des emballages d’expédition est stratégique pour garantir l’intégrité physique des produits. Il existe de nombreux types d’emballage pour les livraisons des sites marchands : cartons (avec des niveaux de robustesse différents : simple cannelure, double et triple cannelure), pochette plastique, enveloppe, coffre en bois, … etc. Une étude minutieuse des caractéristiques des produits et des commandes s’avère nécessaire pour choisir les emballages adaptés.

4- Optimiser l'accessibilité des articles

Afin de réduire la pénibilité du travail des préparateurs de commande, et ainsi augmenter leur productivité, il y a des réflexes à acquérir : ne pas placer les références lourdes en hauteur, ne pas ranger les articles trop en profondeur dans les étagères, mettre en place des allées de préparation qui permettent aux préparateurs de se croiser et de se doubler, ne pas lancer en même temps trop de préparations dans la même zone (risques d’embouteillage devant les emplacements picking des références à plus forte rotation).

C’est encore une fois l’analyse des produits (caractéristique et rotation), ainsi que des commandes, qui permettront d’optimiser l’implantation de votre stock.

Outre les produits lourds, vous pouvez parfois rencontrer des cas atypiques dans votre gestion de logistique e-commerce.

5- Cas des commandes « atypiques » ou produit volumineux

Afin de traiter différemment ces commandes il convient de mettre un tag dans la base article sur les produits atypiques : produit volumineux, produit contenant de la matière dangereuse, produit ayant un numéro de série, produit devant être conditionné à part (emballage spécifique).

De cette manière on peut générer une session de préparation spécifique avec toutes les commandes ayant au moins un produit « atypique » et faire de la préparation de commande unitaire par exemple.

Pour les produits volumineux ou les commandes expédiées par palette, le meuble est converti en une zone de X palettes. Une palette = une commande client. Chaque emplacement palette a un numéro pour identification lors du tri.

6- Utiliser les meubles de rangement adaptés aux caractéristiques des produits

 Comme vu juste avant, lorsqu’on cherche comment faire une préparation de commande au mieux, il est important de bien ranger et catégoriser ses produits, encore plus lorsqu’on a affaire à des cas atypiques.

Pour être efficace dans le prélèvement des produits il est important de choisir des meubles de stockage en fonction de la rotation des références, ainsi que du volume et de la densité des articles.

Il existe une multitude de types de rangement pour les produits. Pour le stockage de réserve de produit en palette, les rack palettes sont la meilleure option. Les meubles dynamiques sont quant à eux optimisés pour le stockage et le picking des produits (à forte rotation), au même titre des étagères simples (produits à moyenne ou faible rotation).

7- Améliorer l’ergonomie des postes de travail

Afin de réduire la pénibilité du travail et améliorer la productivité il faut choisir les meubles de préparation de commandes, les chariots et tout type d’engin de manutention adaptés. Les activités logistiques sont répétitives. Aussi, afin de préserver la santé de votre personnel et les risques liés aux TMS (troubles musculo squelettiques) une étude de poste peut s’avérer nécessaire pour certains métiers.

On oublie trop souvent que la pénibilité au travail est liée à la cadence de préparation d’une commande logistique et que réduire la première permet d’augmenter la seconde.

Dans le cadre des aménagements des postes de travail, pour faciliter le tri et la préparation de commandes, il est également possible d’avoir recours au tri par éclatement rucher.

8- Le tri par éclatement pour les commandes multi références ou Put to Pack

A- Qu'est-ce que le tri par éclatement ?

Lorsque le nombre de références par commandes est supérieur ou égal à deux, il est intéressant de mettre en place un processus logistique de préparation de commande pour ces commandes. Ce mode de préparation est aussi appelé « tri par éclatement ».

Le principe du tri par éclatement est utilisé dans de nombreuses organisations logistiques et peut se décliner dans n’importe quelle configuration et avec n’importe quels produits.

Le tri par éclatement consiste à effectuer une ramasse globale pour prélever tous les produits nécessaires à la préparation de plusieurs commandes en une seule fois. Votre temps de prélèvement est optimisé car il y a un seul parcours de prélèvement dans le stock pour préparer un ensemble de plusieurs commandes.

processus logistique : tri par éclatement

Vous procédez ensuite à un tri éclatement des produits en X commandes à l’aide d’un meuble d’éclatement ou rucher. Le WMS vous donne l’indication de l’emplacement où placer le produit en fonction de l’article scanné. Chaque case correspond à une commande client.

Une fois que tous les produits sont éclatés dans les cases, on reprend tous les produits de la case 1 pour les emballer et les expédier, puis les produits de la case 2, … etc.

B- Comment créer son meuble d'éclatement ?

Pour être efficace il faut designer le meuble en fonction de la typologie de vos commandes à savoir :

  • Dimensions, poids moyen des produits pour adapter la dimension des cases
  • Du nombre de produits qu’un préparateur peut prélever en une fois = le nombre de commandes maximum par session de préparation = le nombre de cases du meuble.

Un fois ce calcul fait, n’importe quel meuble correspondant à ces contraintes / dimensions peut convenir, même un meuble Ikea.

Dans certains cas lorsque la taille des produits le permet, il peut être intéressant d’avoir un meuble d’éclatement mobile. Le tri éclatement se fait au moment du prélèvement des produits dans le stock. Ainsi les produits ne sont manipulés qu’une fois pour le prélèvement et éclatement.

Ce processus de tri éclatement peut aussi être industrialisé en y intégrant la technologie du put to light.

Afin d’optimiser le principe du meuble d’éclatement (productivité et fiabilité) on peut y ajouter des technologies type Pick to Light System. Ce système est un aide à la dépose des produits dans la bonne case. Elle permet à l’opérateur de ne pas avoir à réfléchir et sécurise la dépose du produit dans la bonne case.

A chaque scan de produit le WMS allume la case correspondant à la commande.

Certains systèmes vont jusqu’à sécuriser la dépose du produit dans la bonne case par un système de rayons infra rouge par exemple.

Pour les gros volumes de commandes il existe des meubles à doubles entrées qui permettent de travailler sur les deux faces du meuble. D’un côté on réalise le tri éclatement des produits pour reconstituer les commandes. De l’autre côté, on prélève les produits des commandes complètes pour les emballer. Tout est piloté par le WMS qui allume les cases correspondantes de part et d’autre du meuble.

En revanche, si votre volume de commandes ecommerce à préparer est moindre, vous n’avez pas besoin d’avoir recours au tri par éclatement et pouvez plutôt pratiquer le Pick and Pack ou le Pick to Light.

9- Le Pick and Pack et le Pick to Light

Lorsque le nombre de références produits est inférieur à 50 il est intéressant de proposer une logique de préparation de commandes différentes qui va supprimer les déplacements dans le stock. En effet, dans cette configuration on peut placer le stock de picking ou de prélèvement à côté du poste d’emballage de manière à préparer les commandes au fil de l’eau. C’est ce que l’on appelle le pick and pack (prélever et emballer). Ce système peut être amélioré en y ajoutant la technologie de pick to light. C’est-à-dire que l’emplacement où est placé le produit à prélever va s’allumer à l’aide d’un boîtier lumineux lorsqu’une commande le nécessite et va afficher la quantité de produit à prélever. C’est une aide au prélèvement (pick to light).

Pick and Pack : placement du stock de picking ou de prélèvement à côté du poste d’emballage de manière à préparer les commandes au fur et à mesure.

Pick to Light : système d’emplacement où est placé le produit à prélever qui s’allume à l’aide d’un boîtier lumineux lorsqu’une commande le nécessite et qui affiche la quantité de produit à prélever

Conclusion

Dans tous les cas, la première étape dans le choix d’un processus logistique de préparation de commandes est de réaliser une analyse fine de l’historique des commandes et de la base produit. Pour améliorer la productivité et la qualité de préparation, le mode de préparation par éclatement est souvent conseillé pour les commandes multi références car le principe est très simple et infaillible. Cependant, il n’est pas adapté à tous les volumes de commandes et même lorsqu’il vous convient, il nécessite un WMS ou une solution logistique de préparation de commandes.

ShippingBo répond à tous ces besoins en alliant au sein d’une seule et unique solution des fonctionnalités OMS, WMS et TMS.

Après avoir centralisé les commandes reçues depuis vos boutiques en ligne, vos marketplaces ainsi que vos sites de ventes privées la solution établit automatiquement la liste des produits à picker et définit le trajet à effectuer dans l’entrepôt

Peu importe votre volume de commandes, votre entrepôt et vos processus logistique, ShippingBo permet d’optimiser votre préparation de commande en logistique en reliant vos produits à la solution pour définir en toutes circonstances le meilleur procédé à adopter. 

Également, la solution permet d’éviter les ventes hors inventaire car tous les stocks sont automatiquement mis à jour en temps réel sur les marketplaces. Vos étiquettes colis sont directement imprimées au format du transporteur. Un suivi est assuré de la réception à la livraison finale, vous permettant ainsi de notifier vos acheteurs sur l’état d’avancement de leurs commandes. 

C’est LA solution qui vous garantit l’optimisation maximale de votre chaîne logistique

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Mais avant toute réflexion il est primordial de bien connaître son profil de commande et ses produits. Un diagnostique logistique approfondit de son entrepôt est également indispensable dans une démarche d’optimisation logistique. Ces deux démarches permettent de comprendre les points d’optimisation afin de se diriger vers les solutions les plus adaptées à sa société et à son marché. ” 

Florian LAILLET, Directeur Département Supply Chain chez ShippingBo

Florian Laillet

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