Comment optimiser sa préparation de commandes ?

Mal gérée, la logistique peut être une source d’insatisfaction pour la clientèle. Elle est un élément stratégique pour toute société exerçant dans le secteur du e-commerce. Gérer la commande du client peut prendre du délai si le produit n’est pas disponible en stock ou mal localisée dans l’entrepôt. La commande peut être incomplète ou il peut y avoir une inversion de produit (erreur de préparation de commande). Le colis peut arriver endommagé si l’emballage est inadéquat, … etc. Améliorer sa logistique dans le but d’optimiser sa préparation de commandes est donc une nécessité pour tous les e-commerçants. Une solution de préparation de commande performante telle que Shippingbo vous permettra d’optimiser vos process, mais il est également indispensable de mettre en oeuvre les bonnes pratiques suivantes. 

Beaucoup d’évènements pouvant ternir l’image d’un vendeur peuvent survenir dès le moment où le client enregistre sa commande. La performance de la logistique peut faire OU défaire la réputation d’un site marchand. Lorsqu’une expérience client est négative, la puissance des réseaux sociaux (chat, forum de discussion et autres) va s’amplifier sur la toile et peut provoquer la baisse des commandes ou pire la fermeture du site marchand. 

Malheureusement il n’existe pas de solution clé en main qui permette de gérer sa logistique de manière performante. Les paramètres à prendre en compte sont différents d’une entreprise à l’autre. Aussi il faut prendre en considération différents critères pour déterminer l’organisation optimale : chaque entreprise a sa propre organisation, ses propres produits, des clients différents, un profil de commande différent, … etc.

C’est pourquoi nous vous proposons une série d’articles pratiques adaptables à votre entreprise qui vont vous aider à optimiser votre chaîne logistique dans la gestion des préparations de commande et donc votre satisfaction client.

Pour obtenir une efficacité dans le processus de préparation de commandes (en termes de coûts, délais et qualité), il est possible d’intervenir sur différents axes.

1- Réduire la longueur des trajets

Plus l’organisation de l’entrepôt est optimisé en amont et moins les distances à parcourir seront importantes pour les préparateurs de commande. Il sera donc possible de confier plus de commandes à préparer au même préparateur ou réduire la masse salariale.

Il est possible d’opter pour une classification et un rangement des références du type ABC. La méthode de Pareto (ou méthode ABC) consiste à analyser les ventes sur une période donnée pour classer les produits en trois catégories : A (produits à forte rotation = très vendus), B (produits à moyenne rotation) et C (produits à faible rotation = très peu vendus). Les références les plus commandées en volume sont situées aux endroits les plus accessibles pour les préparateurs de commandes ainsi les déplacements sont optimisés.

Méthode ABC - Pareto - logistique
Source : ShippingBo

Afin de limiter le nombre de pas réalisés dans une journée par les préparateurs de commandes, il faut optimiser les déplacements avec un système de préparation de commandes adapté. En respectant des circuits de préparation qui n’obligent pas le préparateur à passer plusieurs fois au même endroit (ordre de prélèvement optimisé) il est possible de limiter les distances parcourues.

Mauvais déplacement préparateur de commandes dans entrepôt
Source : ShippingBo

Ce qu’il ne faut pas faire

Déplacement préparateur de commandes dans entrepôt
Source : ShippingBo

Ce qu’il faut faire

2- Limiter les ruptures de charges

La rupture de charge correspond en logistique au mouvement opéré sur un produit pour aller d’un point A vers un point B; par exemple, le transport d’un produit de son emplacement de stockage, à l’emplacement de préparation.

Mal optimisées, les ruptures de charges peuvent représenter une perte de tempo sur la préparation de la commande, ainsi qu’un risque d’endommagement du produit.

Ainsi il est important d’optimiser ses flux logistiques en limitant ces ruptures dans le processus de préparation de commande. Pour ce faire, il faut se doter d’un système informatique qui permette de localiser les produits tout au long du processus logistique.

Rupture de charges logistique
Source : ShippingBo

Le produit va tout d’abord être réceptionné dans le stock (réception de commande fournisseur) puis il va être placé dans un emplacement où le préparateur le localisera facilement grâce au système de préparation de commande (WMS) pour préparer la commande et l’expédier.

Il est donc important de renseigner le système informatique à chaque étape du processus (entrée de stock, sortie de stock, expédition, …). Les système de scanner type PDA  permettent d’industrialiser l’acquisition de ces informations en toute simplicité et en garantissant la fiabilité des données enregistrées dans le système.

3- Limiter les risques d'avaries

Quoi de plus énervant pour un client que de recevoir sa commande endommagée ou spoliée par un produit lourd, liquide ou toxique ?

Carton endommagé

Pour éviter cela il est important de mettre en place des chemins de préparation de commandes qui respectent la nature des produits (ne pas préparer en même temps des articles toxiques avec de l’alimentaire par exemple) et organiser le prélèvement des articles dans un ordre qui respecte le poids et la densité des articles (au cours de la préparation, placer les articles les plus denses en dessous des articles fragiles).

Le calage des produits à l’intérieur des colis permet d’éviter l’écrasement de ces derniers lors des multiples manipulations pendant leur transport et leur livraison.

De la même manière le choix des emballages d’expédition est stratégique pour garantir l’intégrité physique des produits. Il existe de nombreux type d’emballage pour les livraisons des sites marchands : cartons (avec des niveaux de robustesse différents : simple cannelure, double et triple cannelure), pochette plastique, enveloppe, coffre en bois, … etc. Une étude minutieuse des caractéristiques des produits et des commandes s’avère nécessaire pour choisir les emballages adaptés.

4- Optimiser l'accessibilité des articles

Afin de réduire la pénibilité du travail des préparateurs de commande, et ainsi augmenter leur productivité, il y a des réflexes à acquérir : ne pas placer les références lourdes en hauteur, ne pas ranger les articles trop en profondeur dans les étagères, mettre en place des allées de préparation qui permettent aux préparateurs de se croiser et de se doubler, ne pas lancer en même temps trop de préparations dans la même zone (risques d’embouteillage devant les emplacements picking des références à plus forte rotation).

C’est encore une fois l’analyse des produits (caractéristique et rotation), ainsi que des commandes, qui permettront d’optimiser l’implantation de votre stock.

5- Utiliser les meubles de rangement adaptés aux caractéristiques des produits

Pour être efficace dans le prélèvement des produits il est important de choisir des meubles de stockage en fonction de la rotation des références, ainsi que du volume et de la densité des articles.

Il existe une multitude de type de rangement pour les produits. Pour le stockage de réserve de produit en palette, les rack palettes sont la meilleure option. Les meubles dynamiques sont quant à eux optimisés pour le stockage et le picking des produits (à forte rotation), au même titre des étagères simples (produits à moyenne ou faible rotation).

6- Améliorer l’ergonomie des postes de travail

Afin de réduire la pénibilité du travail et améliorer la productivité il faut choisir les meubles de préparation de commandes, les chariots et tout type d’engin de manutention adaptés. Les activités logistiques sont répétitives. Aussi afin de préserver la santé de votre personnel et les risques liés aux TMS (troubles musculo squelettiques) une étude de poste peut s’avérer nécessaire pour certain métier.

Mais avant toute réflexion il est primordial de bien connaître son profil de commande et ses produits. Un diagnostique logistique approfondit de son entrepôt est également indispensable dans une démarche d’optimisation logistique. Ces deux démarches permettent de comprendre les points d’optimisation afin de se diriger vers les solutions les plus adaptées à sa société et à son marché. ” 

Florian LAILLET, Directeur Département Supply Chain chez ShippingBo

Florian Laillet

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