La gestion et le pilotage d’un entrepôt sont deux notions complexes mais essentielles afin de garantir un service de préparation et d’expédition de commandes e-commerce de qualité. Un soutien technologique peut permettre d’aider et/ou d’optimiser la préparation des commandes. Utilisé par la plupart des logisticiens et des géants du e-commerce, les WMS (Warehouse Management System) sont des outils indispensables au bon fonctionnement d’un entrepôt. Mais qu’est-ce qu’un WMS exactement ? Et surtout, comment bien choisir son logiciel de gestion d’entrepôt e-commerce ?

Qu'est-ce qu'un WMS ?

Un WMS ou Warehouse Management System est un progiciel de gestion d’entrepôt. C’est le WMS qui va gérer et optimiser tout ce qui va se passer dans votre entrepôt.

Sa mission est de vous donner la visibilité dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions : la disponibilité des produits, les réceptions de produits commandés à vos fournisseurs, le suivi des préparations de commandes et des expéditions. Il va également assurer la fiabilité des commandes préparées (conforme en délai de livraison et en produit préparé).

Le WMS qui va aussi vous permettre de rationaliser vos opérations et vous faire gagner un temps précieux et donc améliorer la productivité et les coûts logistiques.

Quelles sont les fonctionnalités d’un WMS ?

Les fonctionnalités que l’on retrouve dans les WMS sont classées par famille.

1. Les fonctionnalités liées aux produits 

Pour gérer efficacement les opérations logistiques le WMS doit savoir gérer des produits différents avec des contraintes différentes (taille des produits, poids, produits dangereux, périssables, avec n° de série, code douanier…etc). A chaque critère de la fiche produit des règles de gestion différentes pourront être associées. Par exemple pour des denrées périssables on va prélever en priorité les produits entrés en stock les plus anciens. Pour des produits volumineux on va préparer les commandes avec un process de préparation adapté.

Il est très important d’avoir une base article reprenant un maximum d’informations pour créer par la suite les règles de gestion qui seront nécessaires pour faire gagner du temps aux opérateurs.

2. La fonction réception

Cette fonction est très importante pour entrer en stock les produits et surtout pour vérifier la conformité de la commande fournisseur. En tant qu’e commerçant vous devez sans cesse suivre vos états de stocks et gérer vos commandes fournisseurs. Lors de la réception d’une commande il est important d’avoir un process qui permette de tracer tous les produits réceptionnés pour pouvoir les comparer à la commande fournisseur initiale. Certains WMS (Warehouse Management System) proposent de réaliser ces opérations avec un PDA (scanner mobile avec application embarquée) ce qui facilite grandement les tâches à réaliser par les opérateurs.

support pda customed by shippingbo

3. La fonction rangement

La fonction rangement permet de gagner du temps dans l’adressage des produits que l’on vient de réceptionner. La question à laquelle cette fonction répond est : où dois-je ranger ces produits ? Le WMS peut alors proposer les emplacements picking (pour la préparation de commande) ou réserve (pour le stockage) déjà existants dans l’entrepôt pour faire gagner du temps à l’opérateur et compléter le stock de produit sans utiliser un nouvel emplacement. Également pour gagner du temps sur ces opérations il est utile d’avoir un PDA.

4. La fonction de gestion de stock

La fonction de gestion de stock permet d’optimiser l’espace de stockage et la visibilité en temps réel de la localisation et de la disponibilité des produits. Les WMS standards proposent habituellement de gérer plusieurs formats d’emplacements : les emplacements dits de picking et de réserve.

Les emplacements de picking sont habituellement placés à proximité des zones de préparation de commande afin de faciliter les prélèvements et les déplacements des opérateurs.

Les emplacements de réserve acceptent le plus souvent des palettes de produits en stock. Ces stocks approvisionneront l’emplacement picking lorsque celui-ci sera vide ou presque. La plupart des WMS proposent des modules de réapprovisionnement des emplacements de picking sur la base d’un besoin calculé par l’ensemble des commandes clients non encore servies ou sur la base d’un seuil de sécurité (quantité en deçà de laquelle le WMS génère automatiquement une demande de réapprovisionnement).

La plupart des WMS vont permettre de mettre à jour automatiquement les produits disponibles à la vente (les produits présents en stock et non réservés pour une commande en cours ou à venir). Cette fonctionnalité est stratégique et très importante dès lors que le e commerçant vend sur différentes sources de commandes (BtoB, BtoC via marketplace, site internet, … etc).

5- La fonction de préparation des commande

C’est une des fonctions les plus importantes car elle va permettre aux opérateurs de gagner un temps précieux. La préparation des commandes issues de sites marchands ou marketplace doit être adaptée au profil des commandes ; c’est-à-dire que le WMS doit permettre un ou plusieurs modes de préparation de commande de détail. Par exemple il est préférable de se déplacer une fois dans le stock pour prélever les produits nécessaires à la préparation d’un ensemble de commandes clients. Les déplacements sont ainsi optimisés.

Comme pour les autres fonctions l’utilisation d’un PDA va fiabiliser et faciliter les opérations de prélèvements, de localisation des produits dans le stock et de préparation de commande. La plupart des WMS offrent cette possibilité.

>> Découvrez comment optimiser votre préparation de commandes

6- La fonction expédition

La fonction expédition permet quant à elle de faciliter l’édition des étiquettes transporteurs. Certains WMS comme ShippingBo ont développés les connecteurs nécessaires à l’édition des étiquettes de transport ou passent par un éditeur externe. Dans tous les cas il est important de vérifier les solutions qu’offrent le WMS sur l’édition des étiquettes transport car si le transporteur n’y est pas référencé cela fera l’objet d’un développement spécifique et donnera lieu à un délai plus ou moins long et surtout un coût non prévu.

7- La fonction retour

Dans l’activité e-commerce le taux de commandes en retour varie d’un site à l’autre. Quoiqu’il en soit il faut que le WMS permette de gérer ces retours : tracer les retours traités et les produits à remettre en stock.

8- La fonction supervision

Cette fonction permet de donner de la visibilité sur l’ensemble des actions en cours ou à venir. Elle permet de prendre de la hauteur sur les opérations pour décider des priorités, pour planifier des opérations, prendre des décisions, … etc. Certains WMS comme ShippingBo sont multi entrepôt ce qui permet d’avoir de la visibilité sur les différents stocks.

Quelles sont les spécificités d’un Warehouse Management System pour l’activité e-commerce ?

La vente en ligne est très spécifique d’un point de vue logistique et stratégique car les sources de commandes sont nombreuses. Une entreprise peut vendre en ligne sur plusieurs sites propres et également sur les marketplaces et sur les sites de ventes privées. C’est pour cela que la fonction gestion de stock qui permet de gérer la disponibilité des produits est très importante.

La complexité des flux est également propre à la vente en ligne. Les e-commerçants ont souvent plusieurs stocks, des boutiques physiques et souhaitent également expédier directement depuis le stock de leurs fournisseurs. C’est pourquoi le choix d’un WMS omni canal comme ShippingBo est primordial dès lors que les flux ou les stocks sont complexes.

La vente en ligne est aussi exigeante du point de vue des informations à mettre à disposition des clients. Le client souhaite voir l’évolution de sa commande, souhaite savoir quand et avec quel transporteur sa commande va lui être livrée. N’oublions pas que la livraison est anxiogène pour les clients à qui le marchand a débité sa carte de crédit et qui attend la livraison du produit qu’il a acheté.

Les retours des commandes sont aussi anxiogènes pour les clients. Le process à mettre en place doit faciliter / fluidifier le traitement des retours pour permettre le remboursement du client dans les meilleurs délais.

Comment choisir son WMS ?

Tout d’abord pour choisir son WMS il est important de lister les fonctionnalités nécessaires à toutes les opérations dont le e-commerçant aura besoin tout au long du processus logistique.

Se faire accompagner est souvent une bonne décision lorsque l’on doit faire un choix aussi structurant que le choix d’un WMS.

Florian LAILLET

” Mais avant toute réflexion il est primordial de bien connaître son profil de commande et ses produits. Un AUDIT approfondit de son entrepôt est également indispensable dans une démarche d’optimisation logistique. Ces deux démarches permettent de comprendre les points d’optimisation afin de se diriger vers les solutions les plus adaptées à sa société et à son marché. ”

Florian LAILLET, Directeur Département Supply Chain chez ShippingBo